Uma boa reunião: como e quando fazer

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São dicas básicas, porém pouco utilizadas na maioria das reuniões… achei legal e resolvi compartilhar.

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Por mais básico que esse tema seja, as reuniões são necessárias e todo profissional que    precisa convocar ou conduzir uma reunião, deseja que ela seja eficaz e proveitosa, ou seja, que seu objetivo seja alcançado.

Reuniões às vezes podem ser chatas e desinteressantes, solenes demais e no final, não se chega a nenhuma conclusão.

O que eu escuto muito pelos corredores das empresas é “nenhuma reunião consegue resolver problemas”, e se vocês querem saber, essa afirmação é verdadeira !

Muitos podem acreditar que algumas reuniões são convocadas apenas para resolver problemas graves, identificar culpados e estabelecer punições (herança da ditadura militar), porém hoje as reuniões servem para bem mais do que isso. As reuniões desse tipo precisam identificar claramente o problema e estabelecer uma solução possível e realizável em termos de custo e prazo. Um responsável será designado para a solução do problema e uma outra reunião (de acompanhamento) poderá ser agendada.

Uma reunião não vai resolver problemas, mas vai ajudar a traçar um plano para sua solução.

Alguns dos objetivos de uma reunião podem ser: Tomada de decisões, comunicação de decisões, discussões e para colher a opinião ou versão de outros sobre um determinado tema.

Atualmente, o tempo está escasso até mesmo para reuniões.

Para realizar uma reunião eficaz, atente para os seguintes pontos:

Motivo: A reunião é necessária? Lembre-se que seus superiores hierárquicos e/ou subordinados precisam deixar seus postos de trabalho por algum tempo para atender à sua reunião, então, é melhor que seja um bom motivo.

Planejamento: Para utilizar o menor tempo possível, planeje sua reunião, dividindo-a em partes, se necessário. Envie uma convocação com pelo menos 24 horas de antecedência, informando o local e data e mostrando quem estará presente. Uma dica é entrar em contato com cada um dos participantes para verificar se podem comparecer à reunião no dia e hora agendados.

Pauta: Junto com a convocação, envie uma pauta dos assuntos a serem tratados. Dê tempo aos participantes para se prepararem. A pauta também servirá como bússola para retornar ao que é importante, caso existam desvios na discussão.

Participantes: Escolha com cuidado os participantes da reunião. Nem todo mundo precisa estar presente, e pode não haver cadeiras para todo mundo. Se a reunião for executiva, então convoque os gestores, mas se for uma reunião operacional, então chame os profissionais e analistas.

Postura: Se quer ser o líder, então fique de pé ! Isso vai mostrar a todos que a reunião é importante e todos vão olhar pra você. Se o assunto for longo, então você poderá se sentar.

Recursos: Tenha disponível todos os recursos que serão usados em sua reunião, como marcadores, lousa branca, flip-chart, projeto, notebook, etc. Se a reunião durar mais que uma hora, então água, café e biscoitos podem ser necessários.

Participação: Se possível, e quando necessário, dê a palavra a todos os participantes. Isso os tornará importantes e ficarão à vontade para expressar suas opiniões. Lembre-se que você não é o dono da verdade, e já está comprovado que muitas soluções para problemas graves foram elaboradas por pessoas simples, com cargos menores, talvez por não estarem sob pressão, mas de qualquer forma, não subestime a criatividade da mente humana.

Smartphones: Continua sendo uma enorme falta de educação usar ou falar ao celular durante uma reunião, entretanto, alguns profissionais não podem desgrudar de seus amiguinhos nem por 5 minutos, portanto, informe a todos que a reunião é importante e que a atenção deles é necessária, mas não ordene diretamente (ou individualmente) para desligar seus aparelhos…

Ata: Não existe reunião sem ata de reunião. São inúmeros os objetivos da ata, entre eles se destacam a documentação, o acompanhamento e a universalização da informação, ou seja, aqueles que não puderam comparecer à reunião, vão tomar conhecimento dos assuntos tratados e das decisões tomadas.

Alguns propósitos para a maioria das reuniões podem ser:

Peer review: Verificação interna. Você convoca os membros do seu time para validar ou confirmar alguma coisa. Sempre deixe os seus colegas ajudarem em seu trabalho. Geralmente esse tipo de reunião é apropriado para discutir temas mais técnicos entre profissionais do nível operacional tanto do cliente quanto do fornecedor.

Kick off: Não apenas é a reunião do “pontapé inicial”, mas também serve para alinhar assuntos, para tornar a informação comum ou para colocar todos “na mesma página da música”.

Follow up: É a reunião de acompanhamento, ou seja, uma reunião para acompanhar o status ou progresso de um ou mais assuntos tratados na reunião anterior.

Hand over: É a reunião de transferência. Pode ser entre profissionais ou setores inteiros ! Um projeto ou atividade são transferidos, informando os detalhes, pessoas de contato, recursos, ferramentas, processos e até “jeitinhos” não documentados… É muito comum entre profissionais que estão saindo de férias, deixando um colega cuidando de seus assuntos. Essa reunião é muito comum entre a área comercial e a área operacional, quando a empresa ganha um projeto, por exemplo.

Close up: Quando o projeto ou atividade é encerrada. Os pontos fortes e fracos são enumerados e as lições aprendidas são compartilhadas. Infelizmente essa reunião não é tão comum quanto deveria ser. É uma pena !

TOP (Turn Over to Production): É a reunião que, após a fase de planejamento, informa a todos que o projeto ou atividade vai avançar para a implantação, ou seja, colocar a mão na massa !

Lembre-se que uma reunião proveitosa precisa ter um propósito e uma busca por resultados.

Boa reunião!

Fonte: Profissionais de TI

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